A gestão de contratos eficaz é fundamental para todas as organizações que desejam manter-se em dia com os padrões cada vez mais exigentes de um mercado globalizado e com vasta concorrência. Isso porque uma boa gestão de contratos abrange desde o ciclo de vida de cada instrumento contratual até o relacionamento com as partes envolvidas, muitos fatores que podem parecer complexos, mas que podem ser simplificados através de boas práticas a fim de garantir sucesso e bons resultados.
A importância de uma gestão de contratos eficaz
A competitividade no mercado exige o estabelecimento de parcerias estratégicas, um negócio que necessita de uma gestão de contratos eficaz e realizada com critérios. Existem motivos pelos quais uma gestão de contratos é tão relevante, como:
– Assegurar que as questões financeiras negociadas em um acordo de fornecimento sejam cumpridas;
– Monitorar as datas importantes relacionadas a renovações, gerando alertas com antecedência e segurança;
– Gerenciar com mais eficiência os riscos financeiros envolvidos nas negociações entre as partes.
Como a maioria dos contratos possuem especificidades que são essenciais às operações das empresas em ambos os lados, é necessário entender o que consta no documento, inclusive e principalmente, cláusulas que detalhem alterações de preços, comprometimentos mínimos requeridos, multas, renovação automática, entre outras.
Cada cliente pode gerar um contrato com diferentes graus de riscos entre eles, o que requer um gerenciamento rigoroso, proporcionando medidas apropriadas para controlar a exposição contratual, e facilitando a gestão prática do ciclo de acordos.
Dicas para tornar a gestão de contratos eficaz
Acompanhe abaixo algumas das boas práticas indicadas para que se obtenha uma gestão de contratos eficaz, segura e confiável:
1. Organizar e facilitar acesso aos contratos
É preciso que as pessoas autorizadas a lidarem com os instrumentos contratuais possam ter acesso a eles, sempre que precisarem, mantendo a segurança das informações contidas, seja em formatos físicos (em papel) ou digitais (online). Facilitar a manipulação e a consulta é fundamental.
2. Monitorar prazos e o cumprimento de serviços
É muito comum que as cláusulas mais frequentemente descumpridas sejam as que preveem os prazos, por isso, o respeito rigoroso às datas firmadas em contrato são um sinal de profissionalismo e confiabilidade. O controle sobre o cumprimento dos serviços com cada cliente e fornecedor também é essencial.
3. Revisar periodicamente termos e cláusulas
Incluir a consulta, análise e revisão dos textos contratuais é sempre recomendado para uma gestão de contratos eficaz, afinal, com o grande número de clientes e fornecedores, detalhes de negociações podem ser esquecidos ou confundidos.
4. Utilizar a tecnologia para melhor gestão
Softwares que auxiliam no gerenciamento de contratos são ótimos aliados, pois são capazes de sinalizar datas, tarefas e acordos com maior eficiência, especialmente se o número de contratos é elevado na empresa.
5. Atualizar valores e cotações
Devido a flutuações da economia, como na questão da inflação, por exemplo, o valor da moeda se altera. Por isso, ao longo da vigência do contrato, é fundamental atualizar valores ou sustentar índices de correção monetária, evitando prejuízos financeiros em médio e longo prazo.
6. Manter comprovantes e demais registros para auditoria
Uma gestão de contratos eficaz é aquela que enxerga à frente, por isso registrar e guardar documentos comprobatórios do cumprimento dos acordos (ou do não cumprimento) facilita a situação da empresa perante órgãos governamentais, fiscalizações e auditorias de governança e compliance.
Uma das soluções de consultoria empresarial e assessoria de cobrança da França & França abrange o serviço de Gestão de Contratos e Investimentos para Key Accounts, que consiste na administração dos contratos negociados com clientes regionais e das contas estratégicas para o negócio.
Além da elaboração de instrumento de contrato comercial e do controle de prazos para renovações, também oferecemos: a análise de verbas abatidas, o pagamento de verbas acordadas, a recuperação de abatimentos indevidos e redução de saldo, uma proposta de política de investimentos de acordo com a estratégia macro da empresa e um relacionamento direto com a área comercial.
Com a França & França, sua empresa tem uma gestão de contratos eficaz, capaz de atingir melhores resultados e mitigar riscos para o seu negócio. Fale conosco!
Leia mais: Como administrar melhor a empresa através da gestão de contratos.