Existe um tipo de prejuízo que não aparece no balancete do mês, mas aparece no dia a dia: atrasos, conferências repetidas, correções em cima da hora, informações desencontradas e uma equipe constantemente resolvendo crises.
Esse é o custo invisível do retrabalho financeiro, que costuma crescer em silêncio; quanto mais a operação aumenta, mais o financeiro vira um labirinto de tarefas manuais, controles paralelos e decisões tomadas sem padrão. Mostramos a você como evitar retrabalho através de diagnóstico e correção, com um mapeamento de processos consistente.
O que é retrabalho financeiro e por que ele é tão caro?
Retrabalho financeiro é quando a mesma atividade precisa ser refeita porque algo falhou antes, seja em termos de informação incompleta, rotina sem padrão, responsabilidade difusa, sistemas que não conversam, aprovações confusas, ausência de registro, falta de indicadores.
O problema é que o custo não é só fazer de novo, engloba também outras camadas, como:
– Tempo perdido em tarefas que não agregam valor, tais como conferir, ajustar, caçar informação, reprocessar;
– Erros e retratações, como pagamentos duplicados, lançamentos incorretos, impostos com base errada, conciliações quebradas;
– Perda de controle, por exemplo: ninguém sabe qual planilha está certa, qual versão é a última, qual etapa está pendente;
– Atrasos em cadeia, com erros no início que viram urgência no final, por exemplo: fechamento, fluxo de caixa e reporte gerencial;
– Desgaste com áreas internas e clientes/fornecedores, como pedidos recorrentes de documentos, cobrança indevida, divergência de valores.
Se a sua rotina financeira depende de memória, jeito de fazer ou a pessoa certa, é bem provável que o retrabalho já esteja consumindo produtividade e mascarando gargalos que impedem crescimento.
Como evitar retrabalho: soluções que resolvem
Se você quer uma resposta prática para como evitar retrabalho, ela passa por três pilares:
1. Padronização do processo
Quando o processo não é descrito, ele vira interpretação que, por sua vez, gera variação. Variação gera erro que vira retrabalho. Nesse sentido, padronizar não é engessar, mas, sim, garantir um jeito confiável de operar.
2. Definição de responsabilidades
O processo sem dono vira “terra de ninguém”: não há conferência, validação e fechamentos, resultando em pendências que acumulam e explodem em crises no fim do mês.
3. Métricas e metas operacionais
Sem indicadores, você descobre o problema tarde, pois eles mostram onde estão os gargalos enquanto eles estão se formando. É aqui que entram KPI e SLA, como tempo de ciclo, criticidade, volume, complexidade, taxa de retrabalho, pendências por etapa, erros por tipo.
Como evitar retrabalho com mapeamento de processos
O mapeamento de processos funciona como uma radiografia da operação administrativa. Ele mostra:
✔ O caminho real das tarefas;
✔ Onde existem gargalos, duplicidades e retratações;
✔ Onde faltam critérios, controles e registros;
✔ Onde a equipe perde tempo por falta de padrão;
✔ Quais atividades podem ser otimizadas, suprimidas ou incluídas.
Na prática, evitar retrabalho fica mais simples porque a empresa passa a operar com clareza através de entradas, etapas, responsáveis, padrões, registros e metas.
A solução de Mapeamento de Processos da França & França envolve uma análise profunda das rotinas administrativas para otimizar o funcionamento da operação e reduzir riscos, com entregas como:
– Melhoria de processos: identificação de atividades que podem ser otimizadas, suprimidas ou incluídas para ganhar qualidade e agilidade.
– Descrição de procedimentos: detalhamento do processo para padronização, previsibilidade e melhoria no treinamento da equipe.
– Proposta de KPI e SLA: definição de indicadores e níveis de serviço considerando criticidade, complexidade, tempo e volume.
– Treinamento de colaboradores e gestores: capacitação sistêmica e técnica para sustentar a melhoria no dia a dia.
Resumidamente, é um inventário estruturado dos processos e procedimentos para a empresa operar com mais consistência, controle e eficiência. Se o objetivo é reduzir custos ocultos, ganhar agilidade e aumentar a eficiência operacional, o Mapeamento de Processos da França & França é o caminho para identificar gargalos e estruturar uma operação financeira mais segura e previsível.
Leia também: O impacto da falta de indicadores na gestão empresarial.