Principalmente quando tratamos de grandes negócios entre fornecedores e varejistas, a gestão de contratos comerciais ajuda a administrar melhor a empresa, uma vez que tais instrumentos demandam atividades diárias importantes para o controle e a validação de documentos, cálculos e pagamentos entre as instituições.
A gestão de contratos pode parecer complexa, mas é necessária para manter a saúde financeira e comercial do negócio. Continue lendo para saber mais sobre o serviço e quais as vantagens de investir na terceirização desta atividade.
Para que serve a gestão de contratos?
Este tipo de gestão é eficiente tanto para contratos simplificados quanto para contratos mais complexos, como nos casos de key accounts, ou seja, contas-chave, que são as empresas de grande porte que possuem um volume substancial de operações comerciais e movimentam altas somas financeiras.
Dentre as diversas funcionalidades da gestão de contratos podemos destacar o controle sobre o contrato de forma geral:
1. Revisão de cálculos
Referentes a pagamentos, abatimentos, descontos, bonificações e reembolsos, realizando o chamado “encontro de contas”, com o objetivo de verificar se os valores estão corretamente apontados pelas partes.
2. Administração de acordos comerciais
O gerenciamento de tais acordos previstos pelo instrumento auxiliam em ações promocionais que estimulam a venda de produtos no ponto de venda varejista, potencializando resultados.
3. Validação de documentos
Todo contrato e os respectivos acordos ou ações que se originem dele, exigem a conferência de um rol de documentação e informações. Pensando nisso, o serviço de gestão de contratos avalia todos os registros necessários, certificando sua veracidade e validade.
4. Avaliações de desempenho
Além das avaliações mensais do contrato, são realizadas as análises da performance trimestral, semestral ou anual do cliente e a verificação do desempenho em comparação ao seu histórico no mesmo período do ano anterior, apontando crescimento ou retração. Com isso, é possível traçar previsões e estratégias administrativas e comerciais para atingir melhores resultados.
5. Análise de abatimentos de multas
A gestão de contratos prevê também o monitoramento de questões referentes à logística e transferência de mercadorias, em casos de no-show, imprevistos ou mudanças na entrega, além da validação das cobranças referentes a descarga de pallets, devolução de produtos e entregas parciais, por exemplo. Tais demandas podem gerar multas, que devem ser observadas e validadas conforme previsto em contrato.
Vantagens de investir na gestão de contratos para administrar melhor a empresa
A gestão de contratos terceirizada, como a da França & França, operacionaliza e administra todo este processo que flui entre a negociação comercial, através de contrato ou acordo, e o retorno financeiro da empresa. Graças a esse gerenciamento é possível obter diversos benefícios, como:
– Maior controle e organização
O acompanhamento próximo e a coordenação das questões inerentes ao contrato entre as partes proporcionam à empresa melhores condições de garantir que o que está sendo entregue é efetivamente parte da negociação.
– Manutenção de um bom relacionamento
Uma gestão eficiente traz confiança e satisfação entre as empresas envolvidas no instrumento contratual. Um gerenciamento sério e assertivo assegura boas tratativas entre as partes e o equilíbrio comercial e financeiro.
– Transparência entre as partes
Parte de uma boa relação se deve à transparência e ética no tratamento de documentos, cálculos e demandas que requeiram maiores conferências ou contestações. É importante manter o profissionalismo na gestão de contratos, a fim de que tudo que foi previsto nas convenções contratuais possa ser entregue ou cobrado com segurança.
– Segurança financeira
A gestão de contratos proporciona uma ampla visão financeira e trabalha para otimizar os processos que demandam monitoramento, dando ao negócio maior fluidez nas atividades administrativas e mais proteção na parte econômica.
Por mais que a gestão de contratos possa parecer uma operação minuciosa e trabalhosa, é fundamental que ela seja prioridade para que se possa ter maior controle das operações e dos recursos do negócio.
Por isso, pode ser muito mais produtivo contratar empresas especializadas nesta solução, como a França & França, que proporciona aos seus clientes uma excelente gestão de contratos, focada na administração dos instrumentos contratuais acordados, especialmente em contas estratégicas para a instituição. Fale com a nossa equipe e dê um upgrade em seus processos através das nossas soluções feitas especialmente para otimizar a sua performance!
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